Veri Sahibi Başvuruları Yönetim Yönergesi ve Formu

Veri Sahibi Başvuruları Yönetim Yönergesi

1.   AMAÇ

İşbu Veri Sahibi Başvuruları Yönetim Yönergesi’nin amacı, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ kapsamında, veri sorumlusu bünyesindeki irtibat kişisinin görevleri ile veri sahibi başvurularında izlenecek yöntemlerin ortaya konulmasıdır.

2.   TANIMLAR

Veri sahibi        : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

İrtibat Kişisi      : Dernek’in 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve bu Kanuna dayalı olarak çıkarılacak ikincil düzenlemeler kapsamındaki yükümlülükleriyle ilgili olarak, Kişisel Verileri Koruma Kurumu ile kurulacak iletişim için Dernek tarafından Veri Sorumluları Sicili’ne kayıt esnasında bildirilen gerçek kişi.

Veri Sorumlusu : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.

Dernek             : Büyük Kulüp Derneği

Kanun              : 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

3.   İRTİBAT KİŞİSİNİN GÖREVLERİ

İrtibat kişisi bilgileri, Veri Sorumluları Sicili’ne kayıt esnasında işlenir. İrtibat kişisi, Dernek’i Kanun ve ikincil mevzuat hükümlerine göre temsile yetkili değildir.

İrtibat kişisi, veri sahiplerinin Dernek’e yönelteceği taleplerin cevaplandırılması konusunda iletişimi ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu ile Dernek arasındaki iletişimi sağlar.

4.   VERİ SAHİBİ BAŞVURUSUNUN GEÇERLİLİK ŞARTLARI

a.     Başvuru Hakkına Sahip Olan Kişiler

Bütün gerçek kişiler, Kanun’un 11. maddesinde sıralanan taleplerine ilişkin olarak (başvurularını Türkçe yapmak kaydıyla) Dernek’e başvuru hakkına sahiptir.

a.     Başvuru Usulü

Veri sahipleri aşağıdaki yöntemlerden birini kullanarak Türkçe başvuru yapmak zorundadır. Bu yöntemler dışında (örneğin, sözlü olarak) yapılan başvuruları Dernek’in değerlendirme zorunluluğu yoktur.

• Yazılı olarak
• Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da veri sahibi tarafından Dernek’e daha önce bildirilen ve Dernek’in sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle
• Başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla

b.     Başvuruda Bulunması Gereken Bilgiler

Veri sahibi, başvurusunda aşağıdaki bilgilerin tamamını iletmek zorundadır.

• Ad, soyad ve başvuru yazılı şekilde ise imza,
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
• Talep konusu

Konuya ilişkin diğer bilgi ve belgeler başvuruya eklenir.

c.     Başvuruda Yer Alabilecek Talepler

Veri sahibi başvurusunda yer alabilecek talepler şunlardır:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme
• İşlenmesini gerektiren bütün sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Kişisel verilerin düzeltilme ve imha edilme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

5.   BAŞVURUNUN ALINMASI

Yukarıda yer alan geçerlilik şartlarını taşıyan başvurular, Dernek’in belirlediği irtibat kişisi tarafından alınır. Başvurunun irtibat kişisi dışındaki bir çalışana ya da üçüncü kişiye iletilmesi durumunda başvuru, ilgili çalışan/üçüncü kişi tarafından gecikmeksizin irtibat kişisine iletilmelidir.

Dernek bünyesinde kişisel verilerin korumasına ilişkin bir kişi ya da birimin görevlendirilmiş olması durumunda, başvuru doğrudan görevlendirilen kişiye/birime yönlendirilir. Süreç kapsamında diğer gerekli işlemleri söz konusu kişi/birim gerçekleştirir.

Dernek bünyesinde kişisel verilerin korunmasına ilişkin bir görevlendirme yapılmamışsa irtibat kişisi başvuru dilekçesinde açıklık bulunmaması durumunda aşağıdaki konulara ilişkin olarak veri sahibinden ilave bilgi talep edebilir:

Dernek ile Olan İlişkiniz      :
⃝    Ziyaretçi
⃝    Üye
⃝    Çalışan
⃝    Diğer …………..

⃝    Çalışan Adayı
⃝    Müşteri/Müşteri Çalışanı
⃝    Tedarikçi/Tedarikçi Çalışanı

Dernek ile Olan İlişkiniz Sona Erdi mi?         :          

İrtibat kişisi, Dernek ile ilişkisini belirlediği veri sahibinin başvurusunu yönlendirmek üzere Kişisel Veri İşleme Envanteri’nden ilgili departmanı tespit eder ve başvuruyu yönlendirir.

Örnek: Başvuran veri sahibi, çalışan adayı ise Kişisel Veri İşleme Envanteri’ndeki veri sahibi kategorizasyonundan çalışan adayı verilerini insan kaynakları departmanının işlediği tespit edilir ve başvuru insan kaynaklarına iletilir.

6.   BAŞVURU İNCELEME SÜRESİ

Veri sahibi başvuruları talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandırılır. Bu süre;

• Yazılı başvurularda evrakın veri sorumlusu Dernek’e tebliğ edildiği tarihten,
• Diğer yöntemlerle yapılan başvurularda ise; başvurunun veri sorumlusu Dernek’e ulaştığı tarihten itibaren hesaplanır.

7.   BAŞVURULARIN SONUÇLANDIRILMASI

Dernek, veri sahibi başvurularını etkin, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak değerlendirir; başvuruyu kabul eder ya da gerekçesini açıklayarak reddeder.

Dernek, cevabını veri sahibine yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Dernek’in cevap yazısında aşağıdaki hususların yer alması zorunludur:

• Veri sorumlusu veya temsilcisine ait bilgiler
• Başvuru sahibinin; adı ve soyadı, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası
• Talep konusu
• Dernek’in başvuruya ilişkin açıklamaları

Veri sahibinin talebinin kabul edilmesi hâlinde Dernek, talebin gereğini en kısa sürede yerine getirir ve veri sahibine bilgi verir.

8.   ÜCRET

Dernek, veri sahibi başvurularını kural olarak ücretsiz sonuçlandırır. Ancak veri sahibi başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse 10 (on) sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 (bir) Türk Lirası işlem ücreti alınabilir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde Dernek tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemez.

Başvurunun Dernek’in hatasından kaynaklanması halinde alınan ücret ilgiliye iade edilir.

—————————————————————-

Büyük Kulüp Derneği
Veri Sahibi Başvuru Formu

(ÖNEMLİ NOT: Başvurular, kişinin şahsına ait olmalıdır. Eş, yakın, çocuk vs. adına başvuru yapılamaz. Dernek, başvuru sahibinin kimliğinden şüphelenirse buna ilişkin doğrulama bilgilerini kişiden talep edebilir. Form kapsamında iletmekte olduğunuz taleplerinize ilişkin bilgilerin doğru ve güncel olmaması ya da yetkisiz bir başvuru yapılması halinde Derneğimiz, söz konusu yanlış̧ bilgi ya da yetkisiz başvuru kaynaklı taleplerden dolayı mesuliyet kabul etmemektedir.)

1. BAŞVURU SAHİBİNE İLİŞKİN BİLGİLER

Aşağıdaki bilgileri eksiksiz doldurunuz:

2. BAŞVURU SAHİBİNİN TALEPLERİ

KVK Kanunu’nun 11. maddesinde, veri sorumlusu olan Dernekten talep edebileceğiniz haklar belirtilmektedir. Tarafımıza iletilmiş olan başvurularınız talep ettiğiniz haklara göre Derneğimiz içerisinde değerlendirilerek KVK Kanunu’nun 13/2. maddesi gereğince, talebin niteliğine göre talebinizin bizlere ulaştığı tarihten itibaren en kısa sürede ve en geç 30 (Otuz) gün içinde yanıtlandırılacaktır. Kanunun 13/3. maddesi uyarınca cevabımız yazılı veya elektronik ortamdan tarafınıza iletilecektir.

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında talebinizi detaylı olarak aşağıda belirtiniz:

Varsa başvurunuza temel oluşturan belgeleri belirtiniz:

Ek-1:……………………………………

Ek-2:……………………………………

Ek-3:……………………………………

3. BAŞVURU SAHİBİNİN BEYANI

Yukarıda belirtilen talepler doğrultusunda, Derneğinize yapmış̧ olduğum başvurumun değerlendirilerek tarafıma bilgi verilmesini rica ederim.

Bu başvuruda tarafınıza sağlamış̧ olduğum belge ve bilgilerimin doğru ve güncel olduğu, şahsıma ait olduğunu beyan ve taahhüt ederim. Başvuru formunda sağlamış̧ olduğum bilgi ve belgelerin yapmış̧ olduğum başvurunun değerlendirilmesi, cevaplandırılması, başvurumun tarafıma ulaştırılması, kimliğimin ve adresimin tespiti amaçlarıyla sınırlı olarak Derneğiniz tarafından işlenmesine izin veriyorum.

Başvurunun aşağıda işaretlediğim yollardan biriyle cevaplandırılmasını istiyorum

⃝         Cevabın Başvuru Formunda belirtmiş̧ olduğum adresime gönderilmesini talep ederim.

⃝       Cevabın Başvuru Formunun belirtmiş̧ olduğum elektronik posta adresime gönderilmesini talep ederim. (E-posta yöntemini seçmeniz halinde size daha hızlı yanıt verebileceğiz.)

⃝       Elden teslim almak istiyorum. (Vekaleten teslim alınması durumunda noter tasdikli vekaletname veya noter tasdikli yetki belgesi olması gerekmektedir. Kişinin eşi, babası gibi yakınlarına asla bilgi verilmemektedir.)